Excel, un véritable frein à la croissance lorsqu’il est utilisé comme outil de chiffrage dans les PME industrielles

Dans l’industrie de projet, la maîtrise du chiffrage est un enjeu stratégique : c’est le socle de la rentabilité, de la compétitivité et de la croissance. 

Pourtant, de nombreuses PMEs industrielles s’appuient encore sur Excel pour établir leurs devis et piloter leurs marges. Si ce choix peut sembler naturel par habitude ou simplicité, il constitue en réalité un frein majeur à la croissance. Voici pourquoi. 

Les limites structurelles d’Excel pour le chiffrage industriel

Complexité et collaboration limitée

Excel est un outil puissant pour manipuler des données, mais il n’a pas été conçu pour le chiffrage industriel. Lorsque nous avons interrogé des dirigeants d’entreprises industrielles de projets, Excel était mentionné comme outil de chiffrage principal, aboutissant à ¾ de devis contenant des erreurs. 

En réalité, dans les PMEs industrielles, chaque technico-commercial possède son propre fichier Excel, qu’il a pris le temps de personnaliser et d'ajuster. Résultat: chaque commercial possède sa propre méthode de chiffrage. Il y a donc autant de fichiers, formules, macro que de chiffreurs. Résultat : la méthodologie de chiffrage est hétérogène et le pilotage des marges n’est pas cohérent. 

La collaboration est vraiment complexe sur Excel: la gestion simultanée de plusieurs versions d’un même fichier génère des erreurs, des oublis, des pertes d’informations. Les échanges par mail, les copies multiples, les problèmes de droits d’accès rendent le suivi du devis peu fiable et chronophage. 

Lourdeur et fragilité des macros Excel

Pour automatiser certaines tâches, les utilisateurs d’Excel recourent souvent à des macros. Mais ces scripts sont fragiles : une modification de structure, une mise à jour, ou une erreur de manipulation peuvent rendre le fichier inutilisable. Leur maintenance est complexe, surtout lorsque la personne qui les a créées quitte l’entreprise ou n’est pas disponible. Cela freine l’évolution des méthodes et expose l’entreprise à des risques de rupture opérationnelle. Imaginez, votre meilleur chiffreur ayant 20 ans de bagage dans l’entreprise s’en va - qui va maintenir ce fichier? Qui va prendre le relai sur la méthode de chiffrage?  

Imprécisions et erreurs coûteuses

Excel, par sa flexibilité, laisse la porte ouverte aux erreurs de saisie, de formule ou de logique. Or, dans l’industrie de projets, une erreur de chiffrage peut coûter très cher : sous-estimation des coûts réels, oubli de postes, mauvaise anticipation des risques. Ces imprécisions se traduisent par des dérives de marge, des affaires à rentabilité négative, et une perte de confiance dans le pilotage de l’activité.

« Quand j’accepte un projet, je ne sais pas vraiment si je vais gagner ou perdre de l’argent. »   — PDG, fabricant de moules. 

Beaucoup d’industriels risquent parfois de vendre à perte lorsque le chiffrage est erroné, en plus d’être très chronophage. Lorsque Excel est choisi comme outil clé pour créer les devis, la performance commerciale de l’entreprise n’est pas garantie.

Les conséquences directes d’un chiffrage inadapté sur la performance et la croissance

Pilotage des marges : une visibilité quasi nulle

Sans outil adapté, la stratégie commerciale ne peut être pilotée efficacement par les marges. Les dirigeants manquent de visibilité sur la rentabilité réelle de chaque affaire, sur les écarts entre prévisionnel et réalisé, et sur les tendances d’évolution des coûts. Cela empêche d’optimiser les prix, d’anticiper les surcoûts et d’ajuster la stratégie commerciale en temps réel.

Un dirigeant de PME industrielle témoigne : « Nous découvrons souvent trop tard que certaines affaires sont déficitaires, faute d’avoir pu anticiper les écarts de coût. »

Incapacité à capitaliser sur l’expérience et les données

Chaque devis reste isolé dans son fichier. Les erreurs ne sont que rarement systématiquement identifiées ni exploitées pour améliorer la méthode. La démarche d’amélioration continue n’est pas appliquée: l’entreprise ne bénéficie pas de l’intelligence collective ni de l’apprentissage sur ses propres données. Pour beaucoup, « utiliser la donnée historique » se résume à faire des copier-coller d’anciens devis.

« Ça paraît dingue, mais on ne capitalise absolument pas sur les données générées par nos 100 ans d’expérience sur notre métier. » — PDG, mécanique de précision,

Perte de temps et opportunités manquées

Le temps passé à rechercher des informations, corriger des erreurs ou reconstituer l’historique d’un projet est du temps perdu pour la prospection, l’innovation ou la relation client. Or, la réactivité dans l’élaboration du devis ou la disponibilité pour affiner le besoin du client peut faire la différence et sécuriser une relation commerciale durable.

Aujourd’hui, les équipes qui gèrent leur devis via Excel passent généralement ¾ de temps versus ¼ de leur temps sur la gestion de la relation client; résultat: manque de personnalisation, retards de réponse, et taux de conversions sub-optimaux.

Absence de données structurées = absence de stratégie

Excel ne permet pas de structurer et d’exploiter les données de manière à nourrir une stratégie globale. Sans vision consolidée, impossible de piloter l’activité, d’identifier les leviers de rentabilité ou d’anticiper les risques.

Relief : une solution dédiée pour transformer le chiffrage industriel en levier de croissance

Standardisation et sécurisation du chiffrage

Relief permet de standardiser les méthodes de chiffrage, garantissant homogénéité et fiabilité, indépendamment du technico-commercial en charge. Les bibliothèques de composants, catalogues d’objets et sous-ensembles sont partagés et mis à jour en temps réel.

Collaboration et continuité numérique

La plateforme favorise la collaboration, la capitalisation et l’analyse des données, tout en assurant la continuité numérique du chiffrage.

Précision, gain de temps et pilotage en temps réel

Relief offre une précision inégalée, réduit les erreurs, optimise les marges et divise par deux le temps passé sur les devis. Les dirigeants disposent d’un cockpit de pilotage pour anticiper les risques et aligner la stratégie commerciale sur la réalité des marges.

Excel, longtemps incontournable, n’est plus adapté aux exigences du chiffrage industriel moderne. Relief apporte une réponse innovante et collaborative, transformant le chiffrage en véritable levier de performance et de croissance durable pour les PME industrielles.